3 вопроса. Понятие и назначение информационных технологий автоматизации офиса

Содержание:

1. Понятие и назначение информационных технологий автоматизации офиса

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рисунок 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

[image]

Рисунок 1 - Основные компоненты автоматизации офиса

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

К офисным задачам относят следующие: ввод и обновление информации, делопроизводство, управление и контроль управления, составление отчетов, поиск информации, обмен информацией, как между отделами офиса, так и между офисами различных предприятий. И в любом офисе выполняется ряд типовых процедур:

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

Эти условия можно выполнить, только используя информационные технологии.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.