Переход к электронному документообороту: преимущества и недостатки технологии

  • ID: 51513 
  • 21 страница

Содержание:


Введение

В настоящее время происходит – вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую реализацию, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Актуальность данной реферативной работы заключается в том, что необходимость в автоматизации управления и ввода электронного документооборота в разные организации, чтобы повысить эффективность организационно-распорядительного документооборота, а также чтобы повысить эффективность и упростить работу функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе.

Объектом исследования данной темы является электронный документооборот используемый в организации, а предметом достоинства и недостатки.

Цель данной работы определить предметом достоинства и недостатки электронного документооборота. Реализация поставленной цели потребовала решения следующих исследовательских задач:

Описать электронный документооборот;

Изучить преимущества и недостатки электронного документооборота;

1. Понятие электронного документооборота

Электронный документооборот — это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

2. Достоинства и недостатки электронного документооборота

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Взвесить "все за и против" внедрения системы электронного документооборота в компании, это очень важная часть при планировании структуры компании и типа ее документооборота. Хотя многие руководители, не уделяют достаточно внимания вопросу автоматизации документооборота и бизнес-процессов в целом, но это лишь те руководители, которые не знают преимущества электронного документооборота.

2. Практическое задание.

заявление.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

ПРИКАЗ

АКТ

О проведении инвентаризации

ПРОТОКОЛ

производственного совещания работников экономического отдела

….

Заключение

Технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний. Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.

Список источников и литературы

Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.

Вершинин А. П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учебно – практическое пособие, – М.: Городец, 2000. – 247 с.

Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. - 818 с.

Пахчанян А., Романов Д. Системы электронного документооборота// Информационные сегменты веб-сайта. – [Электронный ресурс]. URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm

Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЭМОС, 1999. – 208с.

Система электронного документооборота// Информационные сегменты веб-сайта. – 2010 [Электронный ресурс]. URL: http://www.evfrat.ru/about/e-docs/

Шафрин Ю. Информационные технологии, - М.: ООО" Лаборатория базовых знаний", 2000.-100с.

Электронные системы документооборота – две стороны медали //Информационные сегменты веб-сайта. – [Электронный ресурс]. URL: http://doc-system.ru/sistema-elektronnogo-dokumentooborota/articles/elektronnyj-dokumentooborot-dve-storony-medali.html