Понятие «документ», документооборот, статусы документа

  • ID: 51202 
  • 43 страницы

Фрагмент работы:

1. Понятие «документ», документооборот, статусы документа.

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Документ — согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2. Требования, предъявляемые к информации, содержащейся в документе.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях обязательно возникает управленческая информация.

3. Привести пример жизненного цикла документа.

1. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

4. Необходимость стандартизации в ДОУ.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которым понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

5. Основные правила оформления реквизитов для внутренних документов.

Бланк для внутренних документов содержит следующие реквизиты:

03 - эмблема организации;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

7. Основное содержание ГОСТа Р 6.30 – 2003: оформление бланков.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение их сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

8. Назначение деловой переписки в системе ДОУ.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

9. Виды коммерческой переписки: запрос, оферта, рекламация.

Запрос — коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. (условия, количество, цена, сроки). Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется при подготовке к заключению сделки. Если продавец не может сразу выслать покупателю интересующий его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

— принятие вопроса к рассмотрению;

— выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

— отказ поставить интересующий покупателя товар;

— изменение условий поставки;

— обещание направить предложения на поставку интересующего покупателя товара.

10. Виды служебных писем: приглашения, просьбы, циркулярные, извещения.

Деловое письмо-приглашение - это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

11. Виды служебных писем: гарантийные, подтверждения, сообщения, информационные, рекламные.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

12. Особенности языкового стиля деловой переписки.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

13. Оформление писем иностранному партнеру.

За рубежом не принято делать перенос слов в тексте.

Наименование организации, фамилия адресата и адрес печатаются в левом верхнем углу листа, немного ниже даты.

Конверт подписывается следующим образом:

Сначала пишут "кому", а затем - "куда".

14. Необходимость составления персонифицированных документов, их виды.

Документы персонифицированного учета являются столь же важной частью документального фонда организации, как, например, и документы бухгалтерской отчетности. В российской практике нередки случаи возбуждения судебных дел на основании исков бывших сотрудников предприятий, которые по причине халатного отношения компаний к вопросам хранения документов не смогли получить доступ к сведениям социальной значимости.

15. Особенности составления характеристики.

Форма РСВ-1 ПФР - это Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР).

16. Значение конфиденциальной информации и коммерческой тайны в системе ДОУ.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли, сохранения в целостности созданной им организационной структуры и поддержания эффективности ее функционирования является обеспечение экономической безопасности деятельности.

17. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Коммерческая тайна» и т.п.

Перечень сведений конфиденциального характера включает:

1) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

2) сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

18. Необходимость защиты конфиденциальной информации. Способы защиты.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

19. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

20. Возможность учета и контроля конфиденциальных документов.

Учет конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учетных формах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, авторе, заголовке, количестве листов, местонахождении и др.).

21. Особенности работы служащих с конфиденциальной информацией.

Первичный допуск сотрудника к работе на персональном компьютере, включенного в сеть осуществляется системным администратором сети по указанию руководства соответствующего структурного подразделения и включает в себя:

- инструктаж по порядку работы с программными средствами, принятыми для эксплуатации в Организации;

- получение сотрудником персонального ключа для шифрования данных;

- получение сотрудником персонального пароля для доступа к ресурсам корпоративного сервера и локальной вычислительной сети;

- получение адреса персонального почтового ящика корпоративной почты;

- получение внутреннего персонального ICQ номера.

22. Основные позиции постановления Госкомстата России об утверждении унифицированных форм по учету кадров.

Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Гост Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система работы с организационно-распорядительными документами. Требования к оформлению документов».

2. Постановление Госкомстата России об утверждении унифицированных форм по учету кадров и учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

3. Андреева, В. И. Делопроизводство: практическое пособие / В. И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005.

4. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е. А. Лопатникова. – 5-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2008.

5. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А. В. Пшенко. – 5-е изд., стер. – М.: Академия, 2006.

6. Степанова, Е. А. Информационная безопасность и защита информации: учебное пособие / Е. А. Степанова, И. К. Корнеев. – М.: ИНФРА-М, 2001.