Шифр 02: вопросы 2, 33, 48. Пути совершенствования рационализации дело производственных процессов в организации с учетом новых условий работы

  • ID: 42510 
  • 10 страниц

Содержание:


2. Теоретический вопрос

Пути совершенствования рационализации дело производственных процессов в организации с учетом новых условий работы.

Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благо-приятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Критерии рациональности организации работы с документами:

Настройка на организационно-управленческую структуру

Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами [1, с. 223].

Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур в одной специализированной службе. Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении своей собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

При смешанной форме часть работы с документами выполняет центральная служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции службы, права и ответственность ее руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия [3, с. 176].