Шифр 23: вопрос 23, задачи 42, 51. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Содержание:

Шифр 23: вопрос 23, задачи 42, 51. Регистрационные формы и докумен…

23. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению

• Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

• Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

• Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

• Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

• Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

• Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

• Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

• Структура и штатная численность

• Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

• Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

• Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

• Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

• Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

• Заявки (на оборудование и т. д.).