Шифр 11. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохождение внутренних документов. Учет и объем документооборота

Содержание:

Шифр 11. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохожд…

1. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохождение внутренних документов. Учет и объем документооборота. Контроль за исполнением документов: значение и виды контроля, формы контроля, сроковая картотека, автоматизированные системы контроля за исполнением документов

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу ДОУ - чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием службы ДОУ о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

…