Шифр 03: задача 34. Вы работаете офисным менеджером. Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводу встречи с вашим директором

  • ID: 29689 
  • 4 страницы

Фрагмент работы:

34. Вы работаете офисным менеджером. Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводу встречи с вашим директором, назначенной на конкретную дату и время.

34.1. Оформите телефонограмму в адрес делового партнера, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

ОАО «Смелый» Московский телефонный

г. Новосибирск узел

А.П. Кузьмину

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Передал – менеджер Принял - секретарь

Владимиров Конева

тел. 230-03-66 тел. 236-12-44

12 ч 30 мин

14.09.2008 № 178

16.09.2008 в 14.30 в зале переговоров приглашаю Вас обсудить вопросы по работе с клиентами.

Генеральный директор А.П. Жуков

34.2. Подготовьте письменные ответы на следующие вопросы:

34.2.3.Порядок адресования телефонограммы различным партнерам, в т.ч. зарубежным

Особенности:

Передаваемая телефонограмма:

Принимаемая телефонограмма проверяется повторным чтением в конце приема.

Подписание:

Передаваемую телефонограмму подписывает руководитель или ответственный исполнитель.

34.2.4. Отличие телефонограммы от факса

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых получателем на специальных бланках.

Факсограмма (телефакс,факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Особенности:

Факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений.

34.2.5.Назначение телефонограмм в работе фирм

Назначение:

Используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

34.2.6.Особенности и правила передачи и приема телефонограммы

В ответ на свой звонок вы услышали с другого конца линии «Алло». После этого рекомендуется всегда назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Наиболее приемлемым вариантом начала разговора можно считать следующий: «Это Васильев. Здравствуйте... (после ответа «Здравствуйте») ... попросите Сабитова».

Если вы спешите, можно отказаться от приветствия, но тогда обязательно добавьте к своей просьбе слово «пожалуйста»: «Мне Сабитова, пожалуйста».

Очень важно начать разговор без принуждения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.