Вариант 3. Документирование информационно-справочных материалов: протоколы, акты, письма, факсы, докладные записки, справки

  • ID: 20355 
  • 18 страниц

Содержание:


1. Документирование информационно-справочных материалов: протоколы, акты, письма, факсы, докладные записки, справки.

Справочно-информационные документы содержат определенные сведения для принятия решений, позволяющие выбрать тот либо иной способ действия.

Справочно-информационные документы:

• Протокол;

• Докладная записка;

• Служебная записка;

• Объяснительная записка;

• Пояснительная записка;

• Переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение).

Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;